Sous l’initiative du nouveau comité de gestion (COGE) de l’Université Evangélique en Afrique (UEA), et sous la modération du Secrétaire Générale Académique (SGAC), le Prof. AYAGIRWE BASENGERE Rodrigue,  une première réunion informative a été ténue en date du Vendredi 16 Février 2024 dans la salle de l’aumônerie protestante de l’UEA. un total de 136 agents toutes catégories confondues ont pris part à cette réunion.

Le contexte de cette rencontre fut double : (i) Répondre à une exigence de l’auditeur DELOITTE qui avait constaté que l’UEA n’avait pas un cadre ou il réunit tous ses agents pour une quelconque communication et (ii) réunir toute la famille universitaire de l’UEA : autorités universitaires, autorités décanales, corps académiques, scientifiques, personnels administratifs techniques et ouvriers  pour un échange sur certaines questions importantes de l’université, bref leur accorder un cadre de convivialité.

Quatre objectifs spécifiques dont :

• Présenter l’équipe dirigeante de l’UEA nouvellement nommée;
• Encourager les agents de l’UEA pour le travail fait au quotidien à l’UEA, en leur rappelant les valeurs et la vision de l’UEA;
• Présenter aux agents les grandes lignes du plan quinquennal (2024-2028) du nouveau comité de gestion de l’UEA;
• Donner un cadre de communication aux auditeurs internes de l’UEA pour faire passer le message sur les constats faits par rapport à la gestion financière de l’UEA et exposer quelques mesures prises salutaires prises par le comité de gestion pour réguler la situation.

Du début de la rencontre 

La prière du Révérend pasteur Konge Ruhango avait introduit cette rencontre.

De la présentation de la nouvelle équipe dirigeante de l’UEA

Madame la Rectrice, le Prof. NGONGO KILONGO Fatuma, a présenté ses collègues membres du nouveau Comité de Gestion, parmi lesquels Prof. AYAGIRWE BASENGERE Rodrigue, nouveau Sécretaire Général Académique/SGAC Prof. Stany VWIMA NGEZIRABONA, Secrétaire Général à la Recherche/SGR ; Révérend Pasteur MUGANZA MUBAKE et Monsieur KONGOLO WAFUNYA David occupent respectivement la fonction  du Secrétaire général Administratif /SGAD et Administrateur de budget/AB. A cet effet la Rectrice a rappelé le rôle du SGR qui est de : (i) Coordonner les productions scientifiques et l'encadrement des doctorants, (ii) S’assurer des publications et de leurs qualités, (iii) Organiser et mettre en place les missions scientifiques, (iv) Organiser les manifestations scientifiques et (v) Organiser et faciliter les échanges scientifiques, ...

De remerciements aux agents de l’UEA

Madame la Rectrice a montré que le sens de responsabilité exige le Comité de gestion de remercier tous les agents de l’UEA d’avoir choisi de travailler pour l’UEA. Elle a de ce fait rappelé les valeurs de l’UEA qui sont la foi chrétienne, l’excellence, l’intégrité, la rigueur et l’honnêteté, tout en invitant les agents de les vivre au quotidien au travers leur travail bien fait pour le bien de l’UEA et à la satisfaction des étudiants. Une interpellation à tous les agents a ainsi été formulée que chacun devrait bien mériter le salaire( fruit d’un grand sacrifice consenti par les pauvres parents, agriculteurs, vendeuses des légumes, fonctionnaires, …) que l’UEA lui paye en offrant en retour à l’UEA un service de qualité pour contribuer à son émergence.

De la vision de l’UEA

Madame la Rectrice, le Prof. NGONGO KILONGO FATUMA a premièrement rappelé que la vision globale de l’UEA est celle de devenir une université de référence et un catalyseur du développement de la sous-région de l’Afrique de l’Est à travers la formation des diplômés de haute qualité, la conduite des recherches alignées aux besoins de la communauté et la production des services rendus à la communauté. Elle a par la suite montré que la grandeur de l’UEA se constate au travers le sérieux dans les enseignements, les recherches et les services rendus à la communauté. Elle a souligné que cette vision se matérialise au travers les enseignements qui se font dans les cinq facultés qu’un agent du secteur technique avait rappelé à toute l’Assemblée, la parole était donnée à tour de rôle à un ouvrier, au SGAC, au SGR, à la coordinatrice  du CEDM, au Délégué du Fabrication laboratory/ FabLab pendant quelques minutes pour dire au public les tâches d’un ouvrier, les nouveaux masters implémentés au sein des différentes facultés, les modalités prises pour la formation des enseignants, les projets en cours au CEDM et au Fablab. Le temps avait fait défaut pour écouter  les doyens  des facultés par rapport à la recherche et au service rendu à la communauté.

Deuxièmement, elle a rappelé les grandes actions envisagées pour le quinquennat du nouveau COGE qui se résume en 14 volets dont : (i) Le maintien des acquis de15 ans du travail accompli par les différents comités de gestion précédents en particulier celui réalisé par le Recteur Honoraire, P.O. Gustave MUSHAGALUSA NACHIGERA  au travers le renforcement de  partenariat avec les institutions à caractère universitaire et organisationnelles locales, nationales, régionales et internationales pour la survie de l’université ; (ii) Le maintien des  infrastructures (mobiliers et immobiliers) parmi lesquels  les bibliothèques, les labos ainsi que les centres de recherche dans un état acceptable; (iii) La poursuite de la construction du bâtiment administratif par les contributions des agents ; (iv) La construction de la faculté des sciences sociales et du CERCOP avec l’appui de PplM ; (v) La poursuite des démarches de la prise en charge des agents de l’UEA par l’Etat congolais ; (vi) La poursuite de la formation des enseignants et la capacitation du PATO ; (vii) La numérisation des enseignements au sein de l’UEA ; (viii) L’implémentation et l’effectivité des différents nouveaux programmes du niveau de licence et des masters complémentaires et complets; (viii) La redynamisation du centre d’apprentissage de la langue anglaise ; (ix) La maximisation des recettes de l’UEA par la mise à profit de ses unités d’autofinancement et la création d’autres; (x) Le relèvement des défis de la recherche en fédérant les forces existantes au sein de différentes facultés ; (xi) Le travail pour amener les agents à s’approprier l’UEA et cela à travers une conjugaison des différentes forces au sein du personnel académique, scientifique et administratif de l’UEA ainsi que les alumni de l’UEA ; (xii) L’amélioration du social des agents de l’UEA en renforçant leur mutuelle de solidarité et dans la mesure du possible la création d’un mutuel de santé ; (xiii) L’accompagnement des étudiants dans leurs activités académiques et para académique; (xiv) La fixation des over Head de différents projets et consultances réalisés sous le label de l’UEA en encourageant les agents de les soumettre comme source de financement de leur alma mater.  

Des regards sur les finances de l’UEA

Madame la Rectrice a montré que le COGE s’active pour voir dans quelle mesure il peut être capable de répondre au paiement des salaires mensuels des agents sur le plan financier. Elle avait souligné qu’il est important que les agents connaissent qu’il y’a quelques difficultés liées au finance durant plus de 5 ans, ce qui nécessite une discipline dans la gestion de l’argent de l’Université et un suivi régulier des rapports donnés par l’auditeur interne et externe pour remédier à cette situation financière.

 L’espace était accordé aux auditeurs internes de l’UEA pour montrer aux agents là où les bras baissent par rapport à la gestion financière, ils ont relevé certaines pratiques de mauvaise gestion qui nécessitent un changement afin de bien garder la prestigieuse UEA dans sa stature actuelle.

Le discours de l’auditeur interne était basé sur les constats faits depuis 2020 à ce jour, les responsables de cette situation et les recommandations à suivre : parmi lesquelles, le recouvrement des pièces justificatives de l’UEA, faire urgemment la mise à jour de la politique de gestion de l’UEA, songer à la régularisation des IPR par les agents, respecter la hiérarchie dans l’ordonnance des dépenses de l’Université ; constituer un réserve de fonds.

Des mesures salutaires pour contribuer à la bonne gestion financière et à l’émergence de l’UEA

Pour une amélioration de la situation financière à l’UEA. Les mesures suivantes ont été arrêtées: (i) La mise en place d’un dispositif qui permettra de contrôler la présence au travail par le kit pointage journalier ; (ii) L’accélération de la question de la prise en charge des agents de l’UEA par l’Etat congolais ; (iii) L’ouverture des nouveaux masters complémentaires au niveau de différentes facultés et d’autres programmes Under Graduate ; (iv) L’élaboration des rapports mensuels au niveau de chaque secteur (académique, scientifique et administratifs) pour au COGE de faire un suivi des différents agents ;  (v) L’interpellation des agents de faire le travail de la manière la plus rigoureuse possible (ouvriers, administratifs, enseignants et autorités) ; (vi) La restriction des sorties intempestives de l’argent de l’université ; (vii) Le respect des engagements des uns et des autres à l’égard de l’UEA et (viii) L’instauration de la culture de la redevabilité.

Après la présentation de Madame la Rectrice et l’intervention des auditeurs, un moment d’échange avait été introduit ; la plupart des questions tournait autour des stratégies à mettre sur place pour réguler la crise financière au sein de l’UEA, la prise en charge de la formation des enseignants par l’UEA, la présence des professeurs permanents à l’Université, la gestion des arrières des salaires de 2016-2017 ainsi que les quelques irrégularités constatées. Le SGAD avait terminé cette AG par une communication relative à la réglementation du transport au sein de l’Université et une prière de clôture.  

Commencée à 13H16, cette Assemblée Générale avait pris fin à 15H45.